Access Veritabanı Bölümleri Ve Veritabanı Yapısı

Veritabanı, bilgileri toplayan ve düzenleyen bir araç ve belli bir amaca dayalı ortak alanlara (ad soyad, ürün adı, fiyatı gibi) sahip kişilerin ve nesnelerin bilgilerinin tutulduğu, istendiğinde bu bilgiler için arama, düzeltme, silme, kayıt ekleme işlemlerinin çok kolay ve hızlı yapıldığı tablolardır.

 Bir veritabanı, birden fazla tablo içerebilir. Örneğin üç tablo kullanan bir stok takip sistemi üç veritabanına sahip değildir; bunun yerine üç tabloyu da içeren tek bir veritabanından faydalanır. Bir Access veritabanı, veri ve kodların başka bir kaynaktan kullanılması için özellikle tasarlanması haricinde tablolarını formlar,raporlar, makrolar ve modüller gibi diğer nesnelerle birlikte tek bir dosyada depolar.

Bir Access veritabanının bölümleri

• Tablolar
• Formlar
• Raporlar
• Sorgular
• Makrolar
• Modüller

A.Tablolar

Bir veritabanı tablosu görünüm olarak bir elektronik tabloya benzer, burada veriler satır ve sütunlar içerisinde saklanır. Dolayısıyla elektronik tabloları veritabanı tablolarına almak genellikle oldukça kolaydır. Verilerin bir elektronik tabloda saklanması ve bir veritabanında saklanması arasındaki temel fark verinin düzenlenme biçiminden ileri gelir.

Tablodaki her sıra bir kayıt olarak kabul edilir. Kayıtlar bağımsız bilgi parçalarının saklandığı alanlarda bulunur. Örneğin, "Çalışanlar" olarak adlandırılan bir tablonuz olabilir; burada her kayıt (sıra) farklı bir çalışanın bilgilerini içerir ve her alanda (sütunda) ad, soyadı, adres, vs. gibi farklı bilgi türleri bulunur. Alanların; metin, tarih ve zaman, sayı veya diğer türler gibi belli bir veri türü olarak atanması gerekir.

B.Formlar

Formlar, verilerinizi girip düzenleyebileceğiniz bir kullanıcı ara birimi oluşturmanıza olanak sağlar. Formlar çoğu zaman çeşitli görevleri gerçekleştiren komut düğmeleri ve başka denetimler içerir. Verilerinizi tablo veri sayfalarında düzenleyerek, formları kullanmak zorunda kalmadan, kolaylıkla bir veritabanı oluşturabilirsiniz. Ancak çoğu veritabanı kullanıcısı tablolardaki verileri görüntülemek, düzenlemek ve tablolara veri girmek için formları kullanmayı tercih etmektedir.

Formlar aynı zamanda diğer kullanıcıların veritabanındaki verilerle etkileşimini denetlemenize olanak tanır. Örneğin, sadece belirli alanları gösteren ve belli işlemlerin gerçekleştirilmesine izin veren bir form oluşturabilirsiniz. Bu sayede verilerinizi koruyabilir ve verilerin gerekli şekilde girilmesini sağlayabilirsiniz.

C.Raporlar

Raporlar, verileri biçimlendirmenizi, özetlemenizi ve sunmanızı sağlayan araçlardır. Bir rapor genellikle “Bu sene her müşteriden ne kadar para kazandık?” veya “Müşterilerimiz hangi şehirlerde ikamet ediyor?” gibi belli bir soruya yanıt verir. Her rapor, bilgileri mümkün olduğunca kolay okunabilecek şekilde sunmak üzere biçimlendirilebilir.

Raporlar herhangi bir zamanda çalıştırılabilir ve daima veritabanındaki geçerli veriyi yansıtır. Raporlar genellikle çıktısı alınabilecek şekilde biçimlendirilir, ayrıca ekranda görüntülenebilir, başka bir programa verilebilir veya e-posta iletisine ek olarak gönderilebilir.

D.Sorgular

Sorgular, bir veritabanında pek çok farklı işlevi gerçekleştirebilir. En sık kullanılan işlevi, tablolardan belirli verilerin bulunup, alınmasıdır. Görmek istediğiniz veri genellikle çeşitli tablolara dağılmış durumdadır ve sorgular sayesinde bunları tek bir veri sayfasında görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca tüm kayıtları aynı anda görmek istemeyeceğinizden dolayı, sorgular sayesinde sadece istediğiniz kayıtları almanıza olanak tanıyan bir veri "filtresi" ölçütü ekleyebilirsiniz.

İki temel sorgu türü vardır: Bunlar seçme sorguları ve eylem sorgularıdır. Bir seçme sorgusu, veriyi bulup alır ve kullanıma hazır hale getirir. Sorgunun sonuçlarını ekranda görüntüleyebilir, yazdırabilir veya panoya kopyalayabilirsiniz. Diğer yandan sorgu sonuçlarını bir form veya rapora yönelik kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz.

Bir eylem sorgusu, adından da anlaşılacağı gibi, verilerle ilgili bir görev gerçekleştirir. Eylem sorguları yeni tablolar oluşturmak, mevcut tablolara veri eklemek, verileri güncelleştirmek veya silmek üzere kullanılabilir.

E.Makrolar

Access ortamında makrolar, veritabanınıza işlev eklemek üzere kullanabileceğiniz basitleştirilmiş bir programlama dili olarak kabul edilebilir. Örneğin form üzerindeki bir komut düğmesine bir makro ekleyebilirsiniz, bu sayede söz konusu düğmenin her tıklanışında bu makro çalıştırılabilir. Makrolar bir raporun açılması, bir sorgu işleminin gerçekleştirilmesi veya veritabanının kapatılması gibi görevleri yerine getiren eylemler içerir. Elle gerçekleştirdiğiniz çoğu veritabanı işlemi makrolar sayesinde otomatik hale getirilebilir, bundan dolayı zaman kazandıran cihazlardır.

F.Modüller

Modüller, tıpkı makrolar gibi, veritabanınıza işlev eklemek üzere kullanabileceğiniz nesnelerdir. Access ortamında makrolar makro eylemleri listesinden seçilerek oluşturulurken, modüller Visual Basic for Applications (VBA) programlama dilinde yazılır. Bir modül bildirimler, ifadeler ve yordamların toplamından oluşur ve bir birim olarak bir arada depolanır. Bir modül sınıf modülü veya standart modül olabilir. Sınıf modülleri formlara veya raporlara eklenir ve genellikle eklendikleri form ve rapora özgü yordamlar içerir. Standart modüller, diğer nesnelerle bağdaştırılmamış genel yordamlar içerir. Standart modüller Gezinti Bölmesi’nde Modüller altında listelenirken sınıf modülleri burada yer almaz.

Primary Key

Tablolara girilen her kayıt birbirinden farklıdır. Her biri için ayrı işlemler yapılmaktadır. Örneğin; veritabanımızda aynı isimli kişiler olabilir. Biz kayıta ulaşmak istediğimizde hangisinin doğru kişi olduğunu anlamak zorlaşır. Bu yüzden her bir kayıt kendine has bir numaraya sahip olmalıdır. Buna primary key denmektedir. İlişkisel veritabanınında tablolar arası ilişkiler kurulması açısından kritik bir görevi de bulunuyor. Primary key, benzersiz ve biribirinden farklı değerler alır. 

Foreign Key

Bir tabloya girilebilecek değerleri başka bir tablonun bir belli alanında yer alabilecek veri grubu ile sınırlandırmaya ve en önemlisi de ilişkilendirmeye yarar. Bir tabloya foreign key eklediğimizde referans edilen ve referans eden iki tablo arasında bir ilişki kurulur. Bir tablo için foreign key ayarlanmışsa bu tabloya girilecek her kaydın referans edilen tablodaki kayıtla eşleşmesi gerekir.